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[Sistema de Información Hermes] Mejoras en el componente de Laboratorios (abril 2024)

2024/04/05 / Boletín SIUN, Vicerrectoría de Investigación, UNAL

Capacitaciones programadas para los días 11 abr., 23 abr. y 9 may. 2024

El Sistema de Información HERMES, acorde con el macroproceso Gestión de Laboratorios, así como con las solicitudes de los usuarios y la validación de la Dirección Nacional de Investigación y Laboratorios, informa que se realizaron algunos ajustes y mejoras en algunos formularios para facilitar la usabilidad del sistema. 

Actividades de mantenimiento y calibración

Se ha evidenciado que los usuarios agregan actividades de mantenimiento y calibración pero no hacen clic en «Guardar» al formulario, por lo que manifiestan que el sistema no ha guardado la información. Se incluyó una nota informando esta situación para invitarlos a guardar correctamente la información: 

Además, se añadieron notas en varios formularios en las que se aclara el registro de las actividades y se menciona la importancia de registrar las actividades ejecutadas con su soporte y las actividades programadas que se requieren, ya que con esto se planean las convocatorias y se establecen planes de mantenimiento en las diferentes instancias de la Universidad a nivel sede o facultad.

Reporte en Excel de las actividades de mantenimiento y calibración

Se ajustaron los reportes en formato de Microsoft Excel de los planes de mantenimiento y actividades registradas de mantenimiento y calibración, con el fin de que tanto el coordinador del laboratorio como el personal de apoyo, así como las direcciones de laboratorios de facultad, sede y nivel nacional, puedan consultar información detallada de los planes y actividades de mantenimiento y calibración. 

Estos reportes se pueden generar por parte del coordinador de laboratorio en la opción Equipos, en Planes de mantenimiento y, de manera detallada, también en la opción de reportes de actividades registradas.

Estos reportes en Excel facilitan el proceso de consulta, seguimiento, filtros y la planeación de las actividades de mantenimiento de los equipos del laboratorio, ya que, al contar con información actualizada, puede generar este reporte en cualquier momento y, por tanto, apoya la toma de decisiones. 

Además, es importante recordar que el sistema cuenta con la capacidad de generar y descargar, con un solo clic, un reporte individual en formato PDF para cada uno de los equipos asociados al laboratorio. Cada informe contiene detalles como las especificaciones técnicas del equipo, una lista de consumibles y componentes de repuesto necesarios para la planificación de su adquisición y reemplazo durante los mantenimientos, así como un historial de los mantenimientos y calibraciones realizadas, incidentes de daños o fallos reportados, y las actualizaciones de software o firmware aplicadas. Estos datos son cruciales para evidenciar la condición y el historial operativo de cada equipo, proporcionando una trazabilidad completa de todas las intervenciones realizadas sobre el equipo.

Recomiendamos consultar el manual instructivo del rol de coordinador de laboratorio y el manual instructivo de administración de equipos para visualizar estos cambios. 

Capacitación sobre laboratorios

De esta manera, informamos que se realizarán dos capacitaciones en abril y mayo de 2024 para resolver preguntas a los coordinadores de laboratorios, direcciones de laboratorios de facultad y sede. Dicha reunión se realizará a través de Google Meet para poder grabar y publicar estos videos:

Si tiene dudas sobre la gestión del sistema Hermes, para temas de los componentes de Investigación, convocatorias internas, propiedad intelectual, biodiversidad y laboratorios se puede comunicar al correo hermes@unal.edu.co.

A través del chat de Google Hangouts puede realizar sus consultas cortas o en la extensión 11111. Si es una solicitud más detallada, recuerde enviar a los correos electrónicos las solicitudes con los datos de ID del proyecto, nombre y especificar detalladamente el inconveniente (Incluyendo capturas de pantalla del formulario diligenciado y del error que aparece).

La Vicerrectoría de Investigación no tiene más información acerca de este evento distinta a la publicada en los enlaces de esta nota.

[Boletín SIUN 672, 4/5 de abril de 2024]